Tudásmenedzsment a szervezeti kultúrában

2024. 04. 10.

Különböző szervezetek napjainkban egyre inkább elkötelezettek amellett, hogy a kiemelt értéket jelentő szellemi tőkét megőrizzék és előremutató módon menedzseljék. A személyi állomány fluktuálására, elöregedésére a menedzsmentnek időben fel kell készülnie. Az utódlástervezésre, a szervezeti tudás megőrzésére előre kell gondolni, hogy a nyugdíjba vonuló munkatársak ne okozzanak a szervezeten belül működési zavart.

Az elmúlt években jelentős technikai fejlődés figyelhető meg, mind szakmai, mind a szervezetek működésének támogatását biztosító területeken. A munkatársak tudását, ismereteit ezen fejlődés mellett is naprakészen szükséges tartani, amit hatékonyan és magas színvonalon kell elvégezni, az ehhez szükséges új módszerek, alkalmazások bevezetésével.

Tudással kapcsolatos problémák, kihívások, amelyek a megoldás keresésére sarkallják a szervezeteket:

• nincsenek tudatában a birtokukban lévő információknak;
• szakmai tapasztalat, tudás, munkakapcsolatok semmivé válnak, ha a tudás birtokosa elhagyja a szervezetet;
• az érintettek egyszerre szenvednek az információk tömegétől és az ismeretek hiányától;
• a tudás megosztásának nehézségéből adódóan idő és pénz pazarlódik el az egyszer már megoldott feladatok újbóli megfejtésére;
• az információk halmaza széteső, rendezetlen, nincs szerkezete, nem összpontosul a szervezeti célok támogatása köré;
• a nyilvántartásokat sokszor nehéz kezelni a megfelelő információk megléte nélkül.

A tudás birodalma: tudásmenedzsment kialakítása

A tudásmenedzsment célja egy olyan keretrendszer, valamint hozzá kapcsolódó szervezeti szabályozások kialakítása, amellyel biztosítható, hogy a szervezeteknél felhalmozódott, illetve a jövőben megszerzendő tudást és ismereteket a megfelelő hozzáférési jogosultságokkal mindenki elérhesse, ahhoz hozzátehessen, amely így  a szervezetben központilag elérhetővé és menedzselhetővé válik.

Az ilyen jellegű feladatok, projektek elindítását az indokolhatja, hogy különböző szervezeteknél magas szintű ismeretek és tudás halmozódik fel, amely azonban nincs megfelelően nyilvántartva és dokumentálva. Ennek következtében a munkatársak kiesése olyan, nehezen összegyűjthető tudásanyag elvesztését jelentheti, amelynek pótlása komoly erőforrásokat igényel (vagy rosszabb esetben nem is lehetséges).

Tudásmenedzsment kialakítása az alábbi módszertani lépések szerint hajtható végre.

Helyzetértékelés:

A szervezet érettségi szintjének meghatározása a tudásmenedzsment területén. Definiálni kell a tudásmenedzsment folyamatokat, valamint be kell azonosítani a már létező tudást, amely lehet rejtett és formalizált.

Tudásmenedzsment céljainak meghatározása:

A szervezet tudásmenedzsment céljainak meghatározása a stratégiai célokkal összhangban. A célokat szervezeti egységekre kell bontani és szükséges kialakítani az elérésükhöz szükséges tudásfolyamatokat. Emellett létre kell hozni a szervezeti tudáshálózatot, az ahhoz tartozó kulcsszereplőket, felelős szervezeti egységeket.

A tudás tárolása:

A munkatársak tudására és a szervezeti egységek tudásvagyonára vonatkozó adatainak és eljárásainak összegyűjtése. Ki kell alakítani a tudás tárolásához szükséges informatikai hátteret, meg kell határozni a megoldásokat, hogy azok a tudásmegosztó folyamatokat tudják támogatni. Összesíteni szükséges a szervezet munkatársi ismereteit/képességeit/szakterületi tapasztalatait egy tudástérképben.

A tudás megosztása:

Az értékteremtő, tudásmegosztó folyamatok meghatározása. A formális (mint pl. elektronikus képzés rendszer) és az informális (mint pl. rendszeres hírlevelek, műhelymunkák, tapasztalatok megosztása csoportos beszélgetéseken, mentorálás) tudásmegosztási folyamatokat szükséges kialakítani.

A tudás alkalmazása:

Tudásmegosztó folyamatok működtetése a gyakorlatban, a tudásmegosztás eredményességének mérése.