Innováció és hatékonyság – RPA a porondon 1.
2023. 10. 13.
Az RPA (Robotic Process Automation – folyamatautomatizáció) egy olyan forradalmi technológia, amely alapjaiban alakítja át az irodai folyamatokat: szoftverrobotok segítségével automatizálja és optimalizálja a különböző üzleti feladatokat, minimalizálva az emberi beavatkozás szükségességét.
Vegyük csak szemügyre kicsit jobban a részleteket, ismerjük meg az RPA alapjait, alkalmazhatóságát, és tudjuk meg, hogyan lehet maximalizálni az irodai hatékonyságot ezen innovatív technológia segítségével.
Tarts velünk kétrészes cikksorozatunkban, hogy megismerd a folyamatautomatizáció rejtelmeit!
Az irodai folyamatautomatizáció
Az RPA (Robotic Process Automation – RPA) innovatív technológia és egyben informatikai megoldás lehetővé teszi a különböző üzleti folyamatokhoz tartozó feladatok automatizálását, kezelését szoftverrobotok segítségével, minimalizálva ezzel az emberi beavatkozás szükségességét. Alkalmazása lehetővé teszi, hogy az értékes emberi munkát szervezeten belül fontosabb értékteremtő feladatokra fordíthassuk, valamint javíthassuk a működésünk hatékonyságát.
Mi is az a szoftverrobot?
Az RPA lényege az, hogy megtanítjuk a szoftverrobotot összetett üzleti folyamatok feladatainak rövid időn belüli végrehajtására, mint például nagy mennyiségű ismétlődő lekérdezések kezelésére, adatok gyűjtésére és feldolgozására, elektronikus levelezésre, tranzakciók végrehajtására, IT rendszerek összekapcsolására, amelyet követően legfeljebb hiba esetén lehet szükség az emberi beavatkozásra.
Alkalmazhatósága problémák megoldására, használatának előnyei
Az RPA alapú megoldások bevezetésével olyan kis-, közép- és nagyvállalati problémák oldhatók fel, mint a szűkös emberi erőforrásokkal és leterhelt munkaerőállomány kezelésével kapcsolatos feladatok, lassú-, hosszadalmas-, monoton- és ismétlődő munkafolyamatok feladatai, valamint az időigényes, manuális adatgyűjtés és feldolgozás, magas arányú repetitív adminisztrációs feladatai, tevékenységei.
Használatával gyorsabban, kevesebb hibával, hosszabb időn keresztül, hatékonyabban dolgozhatunk és a minőségi munka mellett a feladatok hibaszázalékai is jelentősen csökkenek. A manuális folyamatokban dolgozó kollégák kapacitásait más, kreatívabb munkavégzésre irányíthatjuk.
Alkalmazhatóságának lehetséges követelményei
Alkalmazásának eredményeként iparágtól függetlenül a digitális asszisztensek jelentős időt és költséget takarítanak meg, fokozzák a dolgozói és ügyfél elégedettséget, serkentik a motivációt, valamint csökkentik a hibaarányt is. Azonban a munkafolyamatok szoftverrobottal történő támogatását megelőzően kulcsfontosságú feltérképezni, megvizsgálni és elemezni azok tulajdonságait.
A szoftverrobotos megvalósításhoz az automatizálandó folyamatnak a következő kritériumoknak célszerű megfelelnie:
- az implementálást követő 6 hónapban ne változzon meg alapjaiban a folyamat struktúrája, ne módosuljanak a döntési pontok és az érintett IT rendszerek,
- gyakran ismétlődjenek, rendszeresen forduljanak elő, jól meghatározható időközönként (naponta, hetente, kéthetente, havonta),
- munkatársak hajtsák végre jelentős munkaidő ráfordítás lekötésével,
- végrehajtása szigorúan meghatározott szabályrendszer mentén történjen, jól behatárolható lépések és kevés döntési pont mentén,
- minden humán erőforrás, aki azt az adott feladatot végzi, ugyanazon metodológia szerint tegye, amelynek gyakori végrehajtása demotiválja a munkatársakat,
- a tranzakciószám legyen magas, a változatlan, egysíkú munkavégzés jellemezze,
- digitalizált adatforrást használjon papíralapú input helyett.
Az eNET szakértői gárdájának tapasztalatai azt mutatják, hogy alkalmazása nem iparág specifikus. Sikerrel alkalmazhatók a pénzügyi szektorban, ipari- és szolgáltató vállalatoknál, valamint a gazdaság más területein is (pl. állam- és közigazgatás, önkormányzatok)!
Webcikkünk második részében kitérünk az RPA alkalmazhatóságának lehetséges üzleti területeire, valamint bevezetésének lehetőségeire. Tartsatok velünk Ti is!
